Evenement organiseren

Een evenement is een activiteit die voor het publiek toegankelijk is. Wilt u een groot evenement organiseren? Dan vraagt u een evenementenvergunning aan. Dit kan alleen in de gemeente waar u het evenement wilt houden. Een klein evenement hoeft u alleen te melden bij de gemeente.

Hoe werkt het?

Binnen de gemeente zijn er 3 soorten evenementen:

  • A-evenementen: evenementen met een laag risico. Hiervoor doet u een melding;
  • B- evenementen: evenement met bezoekers van binnen en buiten de gemeente. Het evenement heeft een lokale of regionale uitstraling. Er is een gemiddeld risico op incidenten. Hiervoor vraagt u een vergunning aan;
  • C- evenementen: groot evenement dat bekend is buiten de regio. Er komen veel bezoekers van buiten de gemeente. Er is een verhoogd risico op incidenten. Hiervoor vraagt u een vergunning aan.

De categorie bepaalt hoe ver van tevoren u de aanvraag moet indienen. Twijfelt u? Bel dan het Servicecentrum MER op telefoonnummer 0475 25 51 00.

  • Voor een A-evenement doet u 8 weken voor het begin van het evenement een melding.
  • Voor een B-evenement vraagt u 14 weken voor het begin van het evenement een vergunning aan.
  • Voor een C-evenement vraagt u 26 weken voor het begin van het evenement een vergunning aan.

Wat moet ik doen?

  • Vul het aanvraagformulier evenementen in. Dat vindt u hieronder. Op het formulier vindt u een overzicht van alles wat u mee moet sturen. Eventuele tekeningen moeten voldoen aan het voorbeeld op het formulier. In de Nadere regels evenementen Roerdalen 2020 leest u waaraan u moet voldoen voor het organiseren van een evenement.
  • Als u het formulier en de bijlage heeft ingevuld, is duidelijk tot welke categorie uw evenement behoort. Zo weet u wanneer u uw aanvraag uiterlijk moet indienen. Houdt rekening met deze indieningstermijn.
  • Stuur het ingevulde formulier inclusief alle documenten naar ons op. Dat zijn alle documenten uit het overzicht op het meld- en aanvraagformulier, én de bijlage. Ons adres vindt u op de contactpagina.

Met het Meld- en aanvraagformulier evenementen dient u tegelijkertijd ook een melding op basis van het Besluit bouwwerken leefomgeving in.

Het kan zijn dat u nog andere vergunningen, ontheffingen of toestemmingen nodig heeft om een evenement te organiseren. Denk bijvoorbeeld aan een parkeerontheffing. Die vraagt u apart bij ons aan. Neem voor meer informatie contact met ons op. 

Wat kost het?

U vindt de kosten in de legesverordening.

Hoe lang duurt het?

  • Melding A-evenement: u ontvangt bericht als wij uw melding hebben ontvangen.
  • Vergunning B en C-evenement: wij toetsen uw aanvraag aan alle geldende wetten en regels. U hoort dit binnen 16 weken. 

Bezwaar

Bent u het niet eens met onze beslissing over een B of C evenement? Dan kunt u binnen zes weken bezwaar maken. Tegen een A- evenement kunt u geen bezwaar maken.

Alcohol schenken tijdens evenement

Als u tijdens een evenement alcohol wilt schenken en verkopen heeft u een ontheffing nodig van de gemeente. Voor het schenken en verkopen van alcohol tijdens een evenement gelden de volgende voorwaarden:

  • u mag geen alcohol schenken en verkopen aan kinderen jonger dan 18 jaar;
  • tijdens het evenement mag u geen sterke drank (>15% alcohol) schenken en verkopen;
  • de persoon die de leiding heeft over de alcohol is minimaal 21 jaar en heeft geen strafblad.
  • als u alcohol schenkt op een besloten feest, hoeft u geen drank- en horecavergunning of ontheffing aan te vragen

U vraagt de ontheffing bij ons aan met onderstaand formulier. Stuur het volgende mee:

  • een schriftelijke toelichting van uw verzoek tot ontheffing. Hierin beschrijft u het evenement waar u alcohol wilt schenken.
  • een kopie van uw geldige identiteitsbewijs (paspoort, identiteitskaart of rijbewijs) 

Ons adres vindt u op de contactpagina. Wij laten u binnen acht weken weten of u de ontheffing krijgt. Bent u het niet eens met onze beslissing? Dan kunt u binnen zes weken bezwaar maken. 

Incidentele festiviteit

U mag een paar keer per jaar een festiviteit organiseren in uw horecabedrijf, recreatiebedrijf of verenigingsgebouw. Denk hierbij aan een muziekoptreden in een café of een personeelsfeest in een horecabedrijf. Wilt u een incidentele festiviteit organiseren? Dan meldt u dit uiterlijk 1 week van tevoren bij de gemeente. Geef ook een omschrijving van de activiteiten, de datum en het tijdstip en de verwachte geluidsproductie door. Daarvoor kunt u onderstaand formulier gebruiken. Stuur het ingevulde formulier naar ons op. Ons adres vindt u op de contactpagina.

Evenementen en natuur

Als u een evenement organiseert, kan dit gevolgen hebben voor de natuur. Daarom moet uw evenement voldoen aan de regels voor de bescherming van de natuur. In onderstaande flyer leest u waar u rekening mee moet houden.

Materialen lenen

Wij bieden verschillende materialen aan die u nodig kunt hebben tijdens een evenement, of voor de opbouw ervan. Kijk op de pagina Materialen lenen welke materialen beschikbaar zijn en hoe het werkt.

Verkeersregelaars

Organiseert u een evenement dat (gedeeltelijk) plaats vindt op de openbare weg? Moet het verkeer daarbij geregeld worden? Dan bent u verplicht om verkeersregelaars in te zetten. De Sport- en Cultuurraad Posterholt (S.C.R.P.) coördineert de inzet van vrijwillige verkeersregelaars voor alle dorpen in de gemeente Roerdalen.

Heeft uw vereniging of organisatie zelf geen verkeersregelaars? Neem dan op tijd contact op met de S.C.R.P. Heeft u wel verkeersregelaars? Geef de namen van de verkeersregelaars uiterlijk vier weken voor het evenement plaatsvindt door aan de S.C.R.P. De S.C.R.P zorgt er dan samen met de gemeente voor dat de verkeersregelaars verzekerd zijn voor het evenement.

Contact

Meer informatie

Heeft u nog vragen over het organiseren van evenementen? Bel ons dan op telefoonnummer 0475 25 51 00 of mail naar [email protected].

Of zoekt u

Heeft u gevonden wat u zocht?